Software Custom vs SaaS: Quando Conviene Sviluppare Su Misura?

Stai valutando se investire in un software custom oppure affidarti a un SaaS esistente? È una delle decisioni più importanti per la tua azienda. In questa guida ti spiegheremo esattamente quando conviene l'uno o l'altro, con esempi concreti, calcoli di ROI e casi studio reali.

🤔 Cosa Sono Veramente SaaS e Software Custom?

Prima di confrontarli, chiariamo bene di cosa parliamo. Il **SaaS (Software as a Service)** è un software già pronto che affitti mensilmente tramite abbonamento. Esempi comuni sono Trello per il project management, Salesforce per il CRM, Shopify per l'e-commerce, o Monday.com per la gestione progetti. Il software è hostato sui server del provider, accedi tramite browser, paghi un canone mensile per utente, ricevi aggiornamenti automatici, e usi le funzionalità che il software offre senza possibilità di personalizzazione profonda.

Il **Software Custom** invece è un'applicazione sviluppata esattamente per te, dalle fondamenta. Viene progettato specificamente per i tuoi processi aziendali unici, costruito da zero con le tecnologie che preferisci, hostato dove vuoi tu (tuoi server o cloud), di tua proprietà al 100% compreso il codice sorgente, personalizzabile senza limiti perché è tuo, e nessun canone mensile dopo lo sviluppo (solo manutenzione opzionale).

⚖️ Confronto Diretto: Pro e Contro

💰 Costi

Con il **SaaS** l'investimento iniziale è basso: paghi da 10 a 100 euro per utente al mese. Però i costi mensili sono ricorrenti e infiniti, e aumentano col crescere del team. Esempio: 20 utenti a 50€/mese = 1.000€ mensili, 12.000€ annui, 60.000€ in 5 anni. Spesso paghi funzionalità che non userai mai.

Con il **Software Custom** l'investimento iniziale è alto: da 5.000 a 50.000€ o più per lo sviluppo. Però dopo averlo pagato è tuo per sempre. I costi ricorrenti sono solo hosting (100-500€/mese) e manutenzione opzionale (500-2.000€/mese). Esempio: 20.000€ sviluppo iniziale + 300€/mese = 20.000€ + 18.000€ in 5 anni = 38.000€ totali contro 60.000€ del SaaS.

⚡ Personalizzazione

Il **SaaS** offre personalizzazione limitata: cambi colori, loghi, alcuni campi custom. I tuoi processi devono adattarsi al software, non viceversa. Spesso devi fare workaround scomodi. Dipendi dalle funzionalità che il provider decide di aggiungere.

Il **Software Custom** invece: ogni singola funzione è progettata per te, automatizza esattamente i tuoi processi senza compromessi, si integra perfettamente con i tuoi sistemi esistenti, e puoi aggiungere qualsiasi funzionalità quando vuoi.

⏱️ Tempo di Implementazione

Con il **SaaS** sei operativo subito: crei account oggi, domani inizi a usarlo. La configurazione base richiede ore o giorni. Formazione del team in giorni o settimane.

Il **Software Custom** richiede pazienza: sviluppo da 1 a 6 mesi a seconda della complessità, poi formazione del team, e l'attesa prima di vedere risultati è maggiore.

🔒 Proprietà e Controllo

Con il **SaaS** non possiedi nulla: i tuoi dati sono sui loro server, se smetti di pagare perdi l'accesso, se il provider chiude sei nei guai, e le modifiche al software dipendono da loro non da te.

Con il **Software Custom** invece: codice sorgente 100% tuo, dati sotto il tuo controllo completo, indipendenza totale dal fornitore, e libertà di hosting dove preferisci.

✅ Quando Conviene il SaaS

**Scegli un SaaS se:**

La tua azienda è piccola (1-5 persone) e il budget è limitato. Hai bisogno di funzionalità standard comuni (CRM, project management, contabilità). I tuoi processi sono semplici e standard del settore. Non hai esigenze di personalizzazione profonda. Vuoi essere operativo immediatamente senza aspettare mesi. Preferisci costi mensili prevedibili senza investimenti iniziali grossi.

**Esempi pratici dove il SaaS vince:**

Una startup con 3 persone che ha bisogno di un CRM: Salesforce o HubSpot costano 50€/mese per utente, quindi 150€ mensili. Non ha senso spendere 15.000€ per un CRM custom quando l'azienda è così piccola.

Un freelance che vuole gestire progetti: Trello o Asana a 10-20€/mese sono perfetti. Sviluppare un project management custom per una persona sola è uno spreco di soldi.

🎯 Quando Conviene il Software Custom

**Scegli il Software Custom se:**

La tua azienda ha processi unici che nessun SaaS gestisce bene. Passi ore ogni giorno in attività manuali che potrebbero essere automatizzate. Usi Excel o fogli Google per gestire dati complessi e processi critici. Hai bisogno di integrare sistemi diversi che non parlano tra loro. Il costo del SaaS diventa insostenibile con team grandi (15+ utenti). Vuoi possedere completamente la soluzione senza dipendenze. I dati sono sensibili e devono restare sui tuoi server.

**Esempio 1: Gestionale Magazzino Custom**

Un'azienda di logistica con 30 dipendenti usava un SaaS generico a 80€/utente/mese = 2.400€ mensili = 28.800€ annui. Il SaaS non gestiva i loro processi specifici: tracking pacchi con barcode personalizzati, integrazione con corrieri locali non supportati, report custom per la direzione, e automazione scarico merce con bilance integrate.

**Soluzione:** Software custom sviluppato in 3 mesi per 35.000€. Costi ricorrenti: hosting 200€/mese + manutenzione 800€/mese = 1.000€/mese = 12.000€ annui.

**ROI:** Anno 1: -35.000€ + 16.800€ risparmiati = -18.200€ (investimento netto). Anno 2: 28.800€ - 12.000€ = 16.800€ risparmiati. Anno 3: 16.800€ risparmiati. **Break-even dopo 2 anni**. Dal terzo anno in poi risparmiano 16.800€ ogni anno.

**Esempio 2: CRM Personalizzato per Agente Assicurativo**

Un'agenzia assicurativa con 15 agenti usava Salesforce a 100€/utente/mese = 1.500€ mensili = 18.000€ annui. Salesforce non gestiva: calcolo preventivi assicurativi con formule complesse specifiche del settore, integrazione diretta con le compagnie assicurative italiane, gestione rinnovi automatica con alert personalizzati, e documenti contrattuali auto-compilati.

**Soluzione:** CRM custom in 4 mesi per 45.000€. Costi: hosting 150€/mese + manutenzione 600€/mese = 750€/mese = 9.000€ annui.

**ROI:** Anno 1: -45.000€ + 9.000€ = -36.000€. Anno 2: 18.000€ - 9.000€ = 9.000€. Anno 3: 9.000€. Anno 4: 9.000€. Anno 5: 9.000€. **Break-even dopo 4 anni**. Poi 9.000€/anno risparmiati per sempre.

**Bonus:** Il software custom riduce il tempo di creazione preventivi da 15 a 3 minuti. 12 minuti risparmiati x 50 preventivi/settimana x 15 agenti = 150 ore risparmiate al mese. A 30€/ora = 4.500€ mensili di produttività recuperata = 54.000€ annui. **ROI reale positivo già dal primo anno!**

💡 La Strategia Ibrida (Spesso la Migliore)

Non devi scegliere solo uno! Molte aziende di successo usano **SaaS per funzioni standard + Custom per processi unici**.

**Esempio strategia ibrida:**

Contabilità: SaaS (Fatture in Cloud, Xero) – Standard per tutti. Project Management: SaaS (Asana, Monday) – Funziona bene out-of-the-box. Core Business: Software Custom – Dove hai il vantaggio competitivo. Integrazioni: Software Custom API – Per collegare tutto.

Un e-commerce di nicchia potrebbe usare: Shopify (SaaS) per il negozio online standard, Software Custom per il configuratore prodotti complesso che Shopify non gestisce, e API custom per sincronizzare magazzino tra Shopify e gestionale interno.

📊 Calcolo ROI: Quando Il Custom Diventa Conveniente

Formula semplificata per capire il break-even:

**Break-even (anni) = Costo sviluppo Custom / (Costo annuo SaaS - Costo annuo manutenzione Custom)**

**Esempio:** Sviluppo 30.000€, SaaS 24.000€/anno, Manutenzione custom 10.000€/anno: Break-even = 30.000 / (24.000 - 10.000) = 30.000 / 14.000 = **2.1 anni**.

**Regola generale:** Se prevedi di usare il software per 3+ anni e il team è 10+ persone, il software custom probabilmente conviene.

⚠️ Errori Comuni da Evitare

**Errore 1:** "Faccio tutto custom perché voglio controllo totale" anche quando un SaaS andrebbe benissimo. **Soluzione:** Usa SaaS per funzioni standard, custom solo dove hai bisogni unici.

**Errore 2:** "Il SaaS costa solo 30€/mese, non posso permettermi il custom" senza calcolare il costo a 5 anni. **Soluzione:** Calcola sempre il TCO (Total Cost of Ownership) su 3-5 anni, non solo il prezzo mensile.

**Errore 3:** "Sviluppo custom tutto in-house senza esperienza". **Soluzione:** Se non hai un team dev esperto, affidati a professionisti esterni per il custom.

**Errore 4:** "Compro 5 SaaS diversi che non parlano tra loro". **Soluzione:** Meglio 1 software custom integrato che 5 SaaS scollega ti che creano silos di dati.

🚀 Come Capire Cosa Serve a Te

**Fai questo test in 5 domande:**

1. **I tuoi processi sono standard o unici?** Standard = SaaS, Unici = Custom
2. **Quanti utenti?** <10 = SaaS probabilmente conviene, >15 = Valuta custom
3. **Dati sensibili che devono restare on-premise?** Sì = Custom necessario
4. **Budget iniziale disponibile?** <10k = SaaS, >20k = Puoi valutare custom
5. **Orizzonte temporale?** <2 anni = SaaS, >3 anni = Custom può convenire

**Non hai le idee chiare?** La cosa migliore è una **discovery call gratuita** con un developer esperto che:
- Analizza i tuoi processi attuali
- Identifica punti di dolore e inefficienze
- Valuta se SaaS esistenti risolvono il problema
- Stima costo e tempi per soluzione custom
- Ti dà una raccomandazione oggettiva (anche se è "usa il SaaS")

✅ Conclusione

**SaaS** è perfetto per: funzioni standard, budget limitato, team piccoli, bisogno immediato, e quando non hai processi unici.

**Software Custom** conviene quando: hai processi unici, team medio-grande (10+ persone), orizzonte 3+ anni, vuoi proprietà completa, e il ROI si chiude in 2-3 anni.

**Strategia ibrida** è spesso la scelta più intelligente: SaaS per commodity, Custom per il core business.

**Prossimo step:** Prenota una discovery call gratuita con MPQuest. Analizzeremo la tua situazione specifica e ti diremo onestamente se ti serve un software custom o se un SaaS è sufficiente. Senza impegno, senza costi nascosti.